Workflow Management.
Met WFM kan men processen integraal sturen en de werkstromen in de organisatie verbeteren. Zodoende kan men diensten beter volgen in het totale proces en snellere doorlooptijden realiseren omdat men bestaande resources beter gebruikt en bepaalde taken parallel uitvoert. Met een workflowmanagementsysteem ontlasten we de geheugenfunctie van medewerkers door kleine lastige coördinatieklusjes te automatiseren. We kunnen WFM dus zien als een instrument om bedrijfsprocessen te optimaliseren. De succesvolle uitvoering van het voorgaande hangt af van een correcte analyse van de bedrijfsprocessen en werkstromen. In deze optiek kunnen we WFM zien als een postbode: die doorloopt het bedrijf met ‘brieven’ en levert ze af aan applicaties of personen. Als ze klaar zijn voor een volgende stap, komt hij ze weer ophalen. Het is natuurlijk nodig dat de postbode weet hoe hij moet gaan: hij loopt door het bedrijf via het traject van de uitgetekende processen. Een inzicht hierin is dus essentieel. Let wel op, de postbode kent het traject, maar heeft dit niet noodzakelijk mee ontworpen. Het is dus nodig dat de procesontwerpers het proces concreet maken, zodat de postbode weet hoe hij moet wandelen. BPM houdt zich dus bezig met de inhoud van de processen, terwijl WFM instaat voor de beheersing en de aansturing.
De juiste actie op het juiste moment op basis van juiste informatie; dat is de kracht van de geboden workflow-functionaliteit. De inzet van de workflow-engine ondersteunt de planning en correcte afhandeling van processen en de besluitvorming. Met de workflow-functionaliteit doorgrondt men de bedrijfsprocessen en krijgt inzicht in de werkwijzen. Men creëert hiermee mogelijkheden voor procesanalyse, onderhoud, evaluatie en herontwerp. Men brengt de potentie en de performance van uw organisatie in kaart plus de mogelijkheden om die te verbeteren.
Dossier en document beheer
Met documentbeheer kan men documenten en informatie, in welke vorm dan ook, op efficiënte wijze registreren, routeren en volgen binnen de organisatie. De afhandeling is instelbaar; men kan autoriseren op document-, werkplek- en persoonsniveau. Voortgangsbewaking geschiedt met de geïntegreerde signaleer- en rappelleerfunctie. Op elk moment kan de status van een geregistreerd document, evenals de werkvoorraad per medewerker en/of afdeling worden opgevraagd en afgehandeld. De workfow functionaliteit kan volledig worden geïntegreerd in het DMS.
Het documentbeheersysteem biedt eindgebruikers de mogelijkheid intern aangemaakte documenten in bijvoorbeeld Word, Excel of PowerPoint direct te registreren. Documenten worden steeds full-text geïndexeerd en opgeslagen in zowel PDF-formaat als het originele creatieformaat. Authenticiteit is gegarandeerd door de keuze voor het PDF-formaat. Bij wijziging van het originele formaat treedt het versiebeheer in werking en vindt nadien wederom dubbele opslag plaats. Voor gebruikers is de plaats van de fysieke opslag niet langer van belang. Zoeken kan op metagegevens, documentinhoud of een combinatie hiervan.
De inzet van documentbeheer faciliteert effectief dossierbeheer. Naast de registratie van dossiers, kunnen naar eigen inzicht ook dossiersoorten worden opgenomen en per dossiersoort een eigen registratie-elementen worden gedefiniëerd. De kracht van dossierbeheer zit in de mogelijkheid om acties als vernietigen of overplaatsen naar een archiefbewaarplaats op dossierniveau uit te voeren. Men kan in één oogopslag zien welke documenten deel uitmaken van een bepaald dossier en andersom in welk dossier een document is opgeborgen.
Met de inzet van de imaging-functionaliteit wordt de eerste stap gezet naar de digitalisering van de inkomende documentenstroom. Registratie en dossiervorming vinden plaats met documentbeheer en dossierbeheer. Met de viewer kunnen alle digitale documenten op de werkplek worden geraadpleegd.
De imaging-functionaliteit kent naast het scannen van enkelvoudige, losse documenten, ook de mogelijkheid van batch-scannen, zowel centraal als decentraal. Veredeling van images geschiedt door inzet van add-on’s als karakterherkenning (OCR), full-text indexering, correctie van scheefgescande documenten en andere opties. Optioneel kan gebruik worden gemaakt van barcode herkenning.
Authentieke opslag bestaat uit ten eerste beveiligde opslag en toegang van documenten, ten tweede uit meervoudige opslag in een origineel, archief- (momenteel in de regel PDF) en communicatieformaat (momenteel in de regel XML of PDF), en ten derde uit authentieke opslag op WORM, zoals MO-WORM, UDO-WORM of Centera en digitale handtekening bij opslag van documenten.
Naast de authentieke opslag zijn voorzieningen beschikbaar voor de terugvindbaarheid van documenten. Aanwezige voorzieningen zijn onder meer OCR (Optical Character Recognition) voor de conversie van imageformaat naar tekst en full-tekst indexering van documenten.