Stad Antwerpen tekent akkoord voor de invoering van het KIM zaaksysteem

Multikanaals Dienstverlening

“Kodision en partner Ackinas bereiken een akkoord met de stad Antwerpen voor de invoering van het KIM® Zaaksysteem”

In meer en meer besturen wordt er gekeken naar de meest efficiënte en flexibele manier om zowel de interne als de externe informatievoorziening te verbeteren. Kodision heeft in dit kader samen met haar officiële Belgische partner Ackinas een akkoord bereikt met de stad Antwerpen voor de invoering van het KIM® zaaksysteem.

Departementale verdeling

Lokale besturen en OCMW’s overheidsinstellingen kennen de meeste interne en externe producten/processen van alle overheidsinstellingen. Daarnaast is het historisch vaak zo gegroeid dat diensten hun eigen informatica-infrastructuur verzorgen. Dit maakt de interne communicatie aanzienlijk complexer en het onderhoud enorm duur.

Integratie

De integratie van één organisatiebrede set hulpmiddelen, gebruikt door alle diensten, biedt een enorm schaalvoordeel. Bovendien kan het zaaksysteem geïntegreerd worden met de bestaande backoffice-systemen en document management systemen. De communicatie tussen diensten en departementen wordt bijzonder eenvoudig, alles wordt geregistreerd in één systeem waardoor enorm veel tijd bespaard wordt en de onderhoudskosten tot een minimum herleid worden. Inkomende post, meldingen, klachten, aanvragen voor formulieren… kunnen via het e-loket efficiënt gebeuren. De meldingen komen bij het juiste departement terecht, waar ze in de inbox van de afhandelaar gedropt kunnen worden. Burgers worden ook direct op de hoogte gehouden van de voortgang van hun dossier.

Zaaksysteem vs Workflow

Workflows opzetten duurt weken tot maanden en het onderhoud is zeer complex en kostbaar. Workflows dwingen de medewerkers om alle processtappen terug te melden, terwijl het veel efficiënter is om per proces een beperkt aantal statussen (4 tot 5) op te volgen. Op die manier krijgt u een duidelijk inzicht in de status van elke zaak, ook als deze verschillende afdelingen overschrijdt. Ackinas werkt bovendien aan het opzetten van een standaard zaaktypencatalogus, die rechtstreeks in verschillende besturen ingevoerd kan worden.

Meer info?

Bel ons voor een vrijblijvende demo of mail naar sales@ackinas.com