Interne Controle voor Lokale Besturen

GPS² bestaat uit enkele componenten die gezamenlijk een complete oplossing leveren:

A. Complete verzameling van uitgewerkte processen

De basisopzet van de processchema’s en procesbeschrijvingen van de decretaal verplichte processen (opgesteld aan de hand van de - door het VVSG - gepubliceerde lijst met producten en diensten). Het overzicht is aangevuld met de bijbehorende managementprocessen en ondersteunende processen. Van processen waarvoor prestatie indicatoren beschikbaar zijn, worden deze bijgeleverd. Waar van toepassing zijn de processen direct gekoppeld met de juridische bronnen voor lokale besturen van Inforum.

Met de basisopzet komt een administratief- en kwaliteitshandboek beschikbaar vastgelegd in een procesmodelleringstool, waarmee via het Intranet, en waar gewenst op papier, de processen - voor informatieverstrekking en opleiding - beschikbaar zijn.

De proces modelleringstool biedt een bestuur de mogelijkheid zelf de processchema’s en procesbeschrijvingen aan te passen en uit te breiden. De tool - QPR Processguide - voorziet in een publicatiemogelijkheid van de processen op uw Intranet. Bovendien voorziet QPR Processguide in een beperkt beheerssysteem waarmee rapportages omtrent de processen kunnen worden samengesteld.

B. Het beheersysteem

In een interactieve portaalfunctie wordt een procesmodelleringstool aangeboden in combinatie met prestatieindicatoren (gevoedt vanuit uw backoffice toepassing of andere databronnen) en een beheertoepassing om de rapportages over de processen en de prestaties uit te voeren. Het interactieve portaal kan via een ASP dienst aangeboden hetgeen als voordeel heeft dat u geen hardware en software installatie/updates nodig hebt. De toepassing kan echter ook lokaal op een server worden geïnstalleerd.

C. Opvolgen uitvoering Beleids- en meerjarenplannen

Via een directe integratie met uw toepassing voor het vastleggen van de beleids- en meerjarenplannen worden in GPS² de actieplannen en acties vertaald in projectplannen met activiteiten en worden prestatie-indicatoren vastgelegd waarmee de beleidsdoelstelling zal worden opgevolgd. Deze projectbeheersingstoepassing geeft u direct een helder inzicht in de status van de projecten (zowel tijdigheid als budget) en de beleidsdoelstellingen en zal tesamen met uw back-office toepassing gedetailleerde rapporten genereren, waarmee een goed beeld krijgt van zowel de financiële status als de operationele status van de uitvoering van uw beleids en meerjarenplan.

D. Risicobeheersing

Zodra de risicomatrix in kaart gebracht is kan men de beheersing van de risico’s en de uitvoering van de (interne) audits volledig via deze toepassing opvolgen. Het is een continu beheerssysteem, waarmee men op ieder moment kan zien of het bestuur in regel is en de uitvoering van controles/testen door het systeem kunnen worden aangestuurd. De risico’s kunnen volledig worden geïntegreerd met de betrokken processen, zodat u kan zien of de processen in regel zijn met de vooropgestelde beheersmaatregelen.

E. Balanced Scorecard.

Met de prestatieindicatoren wordt de basis gelegd voor een Balanced Scorecard als totaal beheersinstrument. De Balanced Scorecard (BSC) communiceert de strategie doorheen de gehele organisatie en wordt een onderdeel van de dagelijkse aktiviteiten. De BSC betrekt medewerkers aktief in de uitvoering van het beleid., volgt de beleids- en operationele doelstellingen op, zorgt dat iedere gebuiker zich focussed op de aktiviteiten die zijn/haar aandacht vragen en verhoogt daarmee de efficiency. Een BSC verhoogt de motivatie van de medewerkers omdat zij beter begrijpen welke rol zij spelen in de uitvoering van het beleid. De BSC kan in een volledig gecascadeerd model met detaillering per afdeling en een automatische consolidatie naar een bovenliggend niveau worden opgezet. GPS² biedt een template voor lokale besturen aan, dat volledig op maat kan worden aangepast.

F. Workflow Management.

Met WFM kan men processen integraal sturen en de werkstromen in de organisatie verbeteren. Zodoende kan men diensten beter volgen in het totale proces en snellere doorlooptijden realiseren omdat men bestaande resources beter gebruikt en bepaalde taken parallel uitvoert. Met een workflowmanagementsysteem ontlasten we de geheugenfunctie van medewerkers door kleine lastige coördinatieklusjes te automatiseren. We kunnen WFM dus zien als een instrument om bedrijfsprocessen te optimaliseren. De succesvolle uitvoering van het voorgaande hangt af van een correcte analyse van de bedrijfsprocessen en werkstromen. In deze optiek kunnen we WFM zien als een postbode: die doorloopt het bedrijf met ‘brieven’ en levert ze af aan applicaties of personen. Als ze klaar zijn voor een volgende stap, komt hij ze weer ophalen. Het is natuurlijk nodig dat de postbode weet hoe hij moet gaan: hij loopt door het bedrijf via het traject van de uitgetekende processen. Een inzicht hierin is dus essentieel. Let wel op, de postbode kent het traject, maar heeft dit niet noodzakelijk mee ontworpen. Het is dus nodig dat de procesontwerpers het proces concreet maken, zodat de postbode weet hoe hij moet wandelen. BPM houdt zich dus bezig met de inhoud van de processen, terwijl WFM instaat voor de beheersing en de aansturing.

De juiste actie op het juiste moment op basis van juiste informatie; dat is de kracht van de geboden workflow-functionaliteit. De inzet van de workflow-engine ondersteunt de planning en correcte afhandeling van processen en de besluitvorming. Met de workflow-functionaliteit doorgrondt men de bedrijfsprocessen en krijgt inzicht in de werkwijzen. Men creëert hiermee mogelijkheden voor procesanalyse, onderhoud, evaluatie en herontwerp. Men brengt de potentie en de performance van uw organisatie in kaart plus de mogelijkheden om die te verbeteren.

G. Dossier en document beheer

Met documentbeheer kan men documenten en informatie, in welke vorm dan ook, op efficiënte wijze registreren, routeren en volgen binnen de organisatie. De afhandeling is instelbaar; men kan autoriseren op document-, werkplek- en persoonsniveau. Voortgangsbewaking geschiedt met de geïntegreerde signaleer- en rappelleerfunctie. Op elk moment kan de status van een geregistreerd document, evenals de werkvoorraad per medewerker en/of afdeling worden opgevraagd en afgehandeld. De workfow functionaliteit kan volledig worden geïntegreerd in het DMS.

Het documentbeheersysteem biedt eindgebruikers de mogelijkheid intern aangemaakte documenten in bijvoorbeeld Word, Excel of PowerPoint direct te registreren. Documenten worden steeds full-text geïndexeerd en opgeslagen in zowel PDF-formaat als het originele creatieformaat. Authenticiteit is gegarandeerd door de keuze voor het PDF-formaat. Bij wijziging van het originele formaat treedt het versiebeheer in werking en vindt nadien wederom dubbele opslag plaats. Voor gebruikers is de plaats van de fysieke opslag niet langer van belang. Zoeken kan op metagegevens, documentinhoud of een combinatie hiervan.

De inzet van documentbeheer faciliteert effectief dossierbeheer. Naast de registratie van dossiers, kunnen naar eigen inzicht ook dossiersoorten worden opgenomen en per dossiersoort een eigen registratie-elementen worden gedefiniëerd. De kracht van dossierbeheer zit in de mogelijkheid om acties als vernietigen of overplaatsen naar een archiefbewaarplaats op dossierniveau uit te voeren. Men kan in één oogopslag zien welke documenten deel uitmaken van een bepaald dossier en andersom in welk dossier een document is opgeborgen.

Met de inzet van de imaging-functionaliteit wordt de eerste stap gezet naar de digitalisering van de inkomende documentenstroom. Registratie en dossiervorming vinden plaats met documentbeheer en dossierbeheer. Met de viewer kunnen alle digitale documenten op de werkplek worden geraadpleegd.

De imaging-functionaliteit kent naast het scannen van enkelvoudige, losse documenten, ook de mogelijkheid van batch-scannen, zowel centraal als decentraal. Veredeling van images geschiedt door inzet van add-on’s als karakterherkenning (OCR), full-text indexering, correctie van scheefgescande documenten en andere opties. Optioneel kan gebruik worden gemaakt van barcode herkenning.

Authentieke opslag bestaat uit ten eerste beveiligde opslag en toegang van documenten, ten tweede uit meervoudige opslag in een origineel, archief- (momenteel in de regel PDF) en communicatieformaat (momenteel in de regel XML of PDF), en ten derde uit authentieke opslag op WORM, zoals MO-WORM, UDO-WORM of Centera en digitale handtekening bij opslag van documenten.

Naast de authentieke opslag zijn voorzieningen beschikbaar voor de terugvindbaarheid van documenten. Aanwezige voorzieningen zijn onder meer OCR (Optical Character Recognition) voor de conversie van imageformaat naar tekst en full-tekst indexering van documenten.

Dienstverlening

Opleidingen en trainingen voor besturen die zelf de verdere implementatie en/of het aanpassen van de processen, de scorecards en de workflows ter hand willen nemen.
De opleiding voor de medewerkers voor het gebruik van de processen, de prestatie indicatoren en de Web-portal wordt via een open opleiding worden aangeboden. Specifieke opleidingen of trainingen zijn op consultancy basis verkrijgbaar ;

Consultancy voor besturen die de implementatie en/of het aanpassen van de processen, scorecards, de workflows en het risicobeheersysteem willen uitbesteden.

Daarnaast wordt dienstverlening geboden bij de opzet en de uitwerking van het beleids en meerjarenplan en de daaraan verbonden doelstellingen, inclusief de vertaling naar beleidsindicatoren, welke via de scorecards kunnen worden opgevolgd